MCG 51 : Gagner la guerre de l’attention avec le legal design (épisode 6) + passer à l’action
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Gagner la guerre de l’attention avec le legal design (épisode 6)
Fin de notre série sur la guerre de l’attention, après les épisodes 1, 2, 3, 4 et 5 !
Le plan de la missive d’aujourd’hui
La fin de la démonstration sur la création d’un process compliance clair
Les limites de cette démonstration
Avez-vous envie de passer à l’action ?
Comment je peux vous aider à vous emparer du sujet ?
Call de découverte avec moi
Fin de la création d’un process compliance clair
La 5e étape consiste à lancer la première version de votre process au sein de votre organisation.
Voici les 4 actions étapes à opérer.
Action 1 : Tester le process a priori
La première action consiste à tester le processus a priori, une étape cruciale pour garantir son efficacité et sa compréhension. Pour ce faire, nous allons sélectionner des représentants des différentes fonctions impliquées dans le processus. Cette approche inclusive nous permet d'obtenir une perspective diversifiée et représentative de l'ensemble de l'organisation.
Lors de cette phase de test, nous allons présenter le processus à ces représentants de manière détaillée. L'objectif est double : d'une part, évaluer leur compréhension globale du processus, et d'autre part, identifier les zones potentielles de confusion ou d'ambiguïté. Nous les encouragerons à poser des questions, à exprimer leurs doutes et à partager leurs réflexions sur la façon dont le processus pourrait s'intégrer dans leur travail quotidien.
Cette approche proactive nous permet de recueillir des retours précieux avant la mise en œuvre effective du processus. Nous pourrons ainsi ajuster et affiner le processus en fonction des commentaires reçus, en veillant à ce qu'il soit aussi clair, pratique et efficace que possible pour tous les utilisateurs finaux.
Cette méthode nous permet de minimiser les risques de confusion ou de mauvaise application lors de la mise en œuvre réelle, assurant ainsi une transition plus fluide et une adoption plus rapide du nouveau processus au sein de l'organisation.
Action 2 : Deployer le process
Cette action de déployer suppose d’avoir bien identifié toutes les unités ou filiales concernées par l’application.
Action 3 : Créer un système de remontée des problèmes pratiques
Un élément crucial de notre processus est la mise en place d'un système robuste de remontée des problèmes pratiques. Pourquoi est-ce si essentiel ?
Premièrement, nous devons reconnaître que même les testeurs les plus expérimentés peuvent ne pas anticiper tous les scénarios possibles. Malgré leur expertise et leur connaissance du terrain, il existe toujours une marge d'imprévu dans la mise en œuvre d'un nouveau processus. Des situations inattendues peuvent surgir, révélant des défis qui n'étaient pas apparents lors de la phase de conception et de test initial.
Pour pallier cette limitation, nous intégrons dans notre processus un mécanisme de feedback continu. Concrètement, cela se traduit par l'ajout d'une étape spécifique permettant aux utilisateurs de signaler tout problème ou difficulté rencontrés lors de l'application du processus. Cette "case de signalement" n'est pas qu'un simple outil de collecte d'informations ; c'est un canal de communication bidirectionnel entre les opérationnels et les concepteurs du processus.
Idéalement, ces retours d'expérience devraient être directement acheminés vers l'équipe ou la personne responsable de la création et de la maintenance du processus. Cette approche centralisée permet une analyse rapide et efficace des problèmes signalés, facilitant ainsi une prise de décision éclairée sur les ajustements nécessaires.
L'importance de ce système de remontée va au-delà de la simple collecte de données. Il joue un rôle crucial dans la communication avec les opérationnels. En intégrant explicitement cette étape dans le processus, nous envoyons un message clair : nous reconnaissons que le processus peut ne pas être parfait dès le départ, et nous valorisons l'input de ceux qui l'utilisent au quotidien. Cette approche favorise un sentiment d'appropriation et d'engagement chez les utilisateurs, qui se sentent écoutés et impliqués dans l'amélioration continue du processus.
De plus, ce système agit comme un mécanisme d'alerte précoce, permettant d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes avant qu'ils ne s'amplifient. Il contribue ainsi à maintenir l'efficacité et la pertinence du processus face aux réalités opérationnelles changeantes.
En somme, ce système de remontée des problèmes pratiques est bien plus qu'un simple outil de correction ; c'est un pilier de notre approche d'amélioration continue, favorisant l'adaptabilité, l'efficacité et l'adhésion des utilisateurs à notre processus de compliance.
Action 4 : Mettre à jour le plus vite possible
La dernière action est de mettre à jour le processus rapidement.
Cette réactivité est cruciale pour plusieurs raisons :
—> Démontrer votre diligence aux opérationnels
—> Résoudre rapidement les problèmes pratiques
—> Maintenir la pertinence et l'efficacité du processus
Cependant, il est important de ne pas modifier le processus à chaque retour. Évaluez soigneusement les commentaires :
Identifiez les problèmes systémiques nécessitant des changements
Différenciez-les des incidents isolés ou des malentendus individuels
Un équilibre entre réactivité et stabilité est essentiel pour un processus de conformité efficace.
Le détail des 4 actions en vidéo :
Limites de la démonstration
Il est important de noter que la démonstration de construction d'un processus clair présentée ici est avant tout théorique. Chaque projet de compliance est unique et ne nécessite pas nécessairement une décomposition aussi détaillée. En pratique, l'approche peut être plus fluide et adaptée aux besoins spécifiques de chaque organisation.
De plus, il faut souligner que cette méthodologie ne doit pas être considérée comme un carcan rigide. Au contraire, elle doit servir de guide tout en laissant place à la créativité et à l'innovation. Chaque équipe de compliance devrait se sentir libre d'adapter ces étapes, d'en ajouter ou d'en supprimer selon leur contexte particulier.
L'essentiel est de garder à l'esprit les principes fondamentaux du legal design - clarté, accessibilité, et efficacité - tout en restant ouvert aux approches créatives qui peuvent émerger lors du processus de conception. La flexibilité et l'adaptation sont des atouts majeurs dans la création de processus de compliance vraiment efficaces et sur mesure.
Avez-vous envie de passer à l’action ?
Si cette série consacrée à la guerre de l’attention vous a plu, il est alors probable que cette série ait fait écho à des situations que vous avez vécues dans votre quotidien professionnel.
En effet, les défis liés à la clarté et à l'efficacité de la communication en matière de compliance sont omniprésents dans de nombreuses organisations.
Peut-être avez-vous déjà rencontré des difficultés à faire comprendre certaines procédures à vos collègues, ou avez-vous constaté que certains documents de conformité restaient largement ignorés.
Ces expériences personnelles sont précieuses car elles vous permettent de mieux identifier les domaines où le legal design pourrait apporter une réelle valeur ajoutée dans votre entreprise.
Comment je peux vous aider à vous emparer du sujet ?
Je peux vous aider à vous emparer du langage clair et du legal design pour la compliance quelle que soit votre volonté de vous impliquer dans le processus créatif :
Vous voulez apprendre à faire (formation)
La formation consiste à vous donner les outils et les connaissances pour maîtriser le langage clair et le legal design en compliance.
Vous voulez profiter de mon expertise, tout en gardant la main sur vos process (atelier)
L'atelier d'une demi-journée consiste à travailler ensemble sur vos processus spécifiques, en bénéficiant de mon expertise tout en gardant le contrôle.
Vous voulez confier la simplification de vos process (prestation service)
La prestation de service consiste à me confier la simplification et l'optimisation de vos processus de compliance.
Parlons-en !
Call de découverte avec moi (30 minutes)
Quelle que soit votre situation, nous pouvons en parler au préalable avec un call de découverte de 30 minutes, pour mieux comprendre une offre, vérifier sa pertinence pour votre situation etc.
Vous pouvez réserver ICI.
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