MCG #40 : pourquoi et comment construire un programme de formation en compliance ? (mini-cours)
Bienvenue dans cette Missive Compliance numéro 40 !
Vous êtes désormais 642 à me suivre ici et je vous en remercie.
De plus, vous pouvez aussi :
Me suivre sur Linkedin où je partage mes idées chaque jour (11 978 abonnés)
Vous former de manière asynchrone aux meilleurs pratiques de la compliance avec l’Atelier de la Compliance (abonnement à 550 euros HT pour 12 mois)
Suivre le “Programme 100 jours pour mener votre achat d’outil digital” (1300 euros HT)
Avoir recours à mes services de consulting en compliance, legal ops et langage clair
Maintenant, place à la missive 40 !
Restez maître de la formation
Dans votre interminable « to-do » liste de compliance officer, avez-vous inscrit la formation ?
Non ? Il peut s’agir d’un oubli volontaire si vous avez choisi de déléguer cette pièce maîtresse du programme.
Mais déléguer la formation n’est pas sans risque, car vous placez un élément essentiel hors de son contrôle.
Certes, la formation est l’une des dernières étapes dans la construction d’un programme de compliance, sa touche finale.
Mais, en la déléguant sans la contrôler, vous perdez la maîtrise du contenu de la formation, de son style, de son efficacité et de son impact.
Dans une logique de gestion de risque, il est nécessaire de contrôler l'ensemble de la chaîne.
En effet, les enjeux de la formation sont les suivants :
contrôler la qualité de l’ensemble de votre mission
contrôler l’ensemble de la chaîne de gestion du risque
déployer une hyper-cohérence entre les différentes briques de compliance que vous mettez en place
maintenir un contact direct avec vos collègues, pour activer la magie des retours utilisateurs : mieux comprendre vos utilisateurs pour trouver comment les rendre réellement actifs et efficaces
mettre en place une démarche vertueuse d’améliorations successives pour trouver LE bon format et le bon équilibre
construire une documentation de qualité, qui vous fera gagner temps et efficacité, et qui sera utilisable par d’autres que vous
veiller à la qualité de la formation
La formation apparait dont le moyen de vérifier l’hyper-cohérence du programme de compliance, et notamment de la documentation, dans son intégralité.
4 étapes pour (vraiment) réussir votre plan de compliance
ETAPE 1 : Définir le besoin en formation en comprenant les attentes et motivations des bénéficiaires
Mais comment déterminer ce qui doit être transmis aux personnes à former ?
Pour l’information, c’est le principe de nécessité qui prévaut:
On donne à chacun selon son besoin réel
Donner trop d’informations est contre-productif.
Un peu comme le principe « avoir à en connaître » dans le Bureau des légendes.
Définir le “besoin réel” est facile à dire mais demande un minimum d’empathie, d’attention et de précision.
Car il s’agit de bien définir :
les métiers ou les fonctions qui ont besoin d’être formés, pourquoi et comment ?
puis le périmètre d’informations sur lequel un métier doit être formé, quels contenus pour quelle expertise ?
Concrètement vous pouvez utiliser un plan de gestion des compétences pour identifier clairement les besoins de chaque bénéficiaire.
ETAPE 2 : Concevoir une formation axée sur la pratique
La théorie a sa place dans une formation, mais cette place est réduite.
La théorie doit répondre à la question “ pourquoi ?”
Elle permet de poser le cadre qui créé la contrainte.
Tout ce qui ne rentre pas dans cette définition doit être pratique.
La pratique, c'est répondre à la question “comment”.
Le respect de la place réduite de la théorie est une condition de la réussite de votre formation.
Concrètement, la construction des cas pratiques est une affaire d’équilibres :
Equilibre entre l’accessibilité (être simple, parlant) et le questionnement (réfléchir, prendre de la hauteur)
Equilibre entre le choc (sur les risques) et l’assurance (par l’expertise pour couvrir ces risques)
Equilibre entre le sérieux des sujets et la légèreté autorisée pour les comprendre (point plus détaillé dans la missive suivante)
ETAPE 3 : Roder la formation
Dans un premier temps, la meilleure solution est de mener les formations soi-même, au moins une fois pour chaque type de public.
On identifie ainsi les points réellement importants, qui sont parfois différents de ceux qu’on s’imaginait. Plus vos découvertes et surprises sont importantes à ce stade, mieux votre travail préparatoire aura été effectué, et plus votre efficacité et votre impact seront importants.
Ce retour immédiat du terrain est très riche en enseignements qui permettent de peaufiner le contenu et de décider de faire plus, ou moins, ou différemment. Dans tous les cas : mieux.
Il est préférable de dispenser des formations en présentiel pour percevoir bien plus finement le ressenti des personnes formées. N’hésitez pas à vous faire assister d’un observateur, et de filmer les réactions pour pouvoir retravailler à froid.
N’hésitez pas non plus à collecter des bilans de formation réellement objectifs et basés sur des critiques parfois dures, mais toujours constructives.
ETAPE 4 : Déployer à grande échelle la formation
En s’appuyant sur ces précieux retours du terrain, vous pourrez enfin commencer à cerner plus précisément la charge informationnelle à délivrer à chacun.
Il est désormais possible de changer d’échelle, par exemple pour créer des contenus en ligne :
Incluant si possible des vidéos, un format très efficace et apprécié
Si possible, avec un formateur visible à l’écran pour incarner la prestation.
Et pourquoi pas le compliance officer en personne, voire d’autres membres importants de la hiérarchie de l’entreprise ?
Les avantages de l’e-learning ne sont plus à discuter, du moins lorsqu’il est bien conçu, voire co-conçu :
une meilleure gestion du temps, des horaires et des agendas
un meilleur impact cognitif dans les processus d’apprentissage
une ressource permanente facile à utiliser au quotidien pour renforcer la montée en expertise après la formation
un sentiment de respect des collaborateurs de la part de l’entreprise
Enfin, un tel format est magique : il montre que l’organisation a créé une formation sur-mesure et qu’elle n’a lésiné sur aucun effort et aucun moyen pour créer une formation adaptée à chacun.
Dans la mesure où l’on accorde toujours plus d’importance à ce qui nous touche personnellement, l’écart qualitatif avec une formation achetée « sur étagère » dans le commerce est phénoménal.
Résultat
Prenons pour exemple un commerce qui fait partie d’un groupe de distribution.
Dans une compliance spécifique, il a été identifié que :
Les managers ont une responsabilité très importante.
Les vendeurs ont une responsabilité limitée par le cadre de leur mission de vente.
Les autres salariés n’ont pas de responsabilité ni la moindre diligence à effectuer.
Comme on peut le voir sur le schéma, la charge informationnelle est proportionnelle aux responsabilités de chacun :
Les vendeurs doivent comprendre les fondamentaux en suivant la formation de base et suivre un module complémentaire qui se concentre sur ce qui les concerne directement.
Les managers doivent comprendre les fondamentaux en suivant la formation de base, connaître ce que l’on attend des vendeurs et appréhender toutes les missions relatives au sujet qu’ils doivent assumer.
Les autres salariés ne sont pas directement concernés par cette thématique précise et n’ont pas à être sensibilisés
Le compliance officer a conçu sa formation en essayant de s'adapter au public (étape de conception). En tenant lui-même les formations, il a pu récolter de précieux retours pour peaufiner son contenu (étape de rodage). Il le transforme enfin en e-learning pour diffuser dans toute son organisation (étape de déploiement).
A côté des e-learning, la délégation des formations en présentiel peut enfin être envisagée, avec bien entendu une formation préalable des formateurs pour que les objectifs et enjeux de l’entité concernée soient respectés, et que le cercle vertueux d’améliorations reste véloce.
Questions ?
Selon l’avancement de votre projet de formation, je me ferai un plaisir de vous mettre en relation avec quelques-uns de mes partenaires ou de répondre directement à vos questions.