MCG #54 : Comment choisir les relais de la compliance dans l’organisation ?
Un ❤️ pour soutenir la missive.
Bienvenue dans cette Missive Compliance numéro 54 !
Tout d’abord, connaissez-vous l’Atelier de la Compliance ?C’est un espace d’échange entre professionnels de la compliance que j’ai créé en octobre 2023 entre échanges informels à Paris (chaque mois) et des formats en ligne (masterclass en ligne, webinar sur l’IA, groupe Whatsapp détails ici ). Cette année, on va aussi travailler en atelier pour constituer des livrables qui répondent à une problématique compliance et diffuser ces livrables en open-source.
Envie de nous rejoindre ? Vous pouvez adhérer ici !
Maintenant, place à la missive 54 !
Comment choisir les relais de la compliance dans l’organisation ?
Après la dernière missive sur la décentralisation de la compliance, on conclut la série sur la gouvernance avec la question aujourd’hui la manière de choisir les relais de la compliance dans son organisation.
Si vous êtes compliance officer, je suis sûr que vous êtes exceptionnels.
Méticuleux dans vos déploiements
Engagés sur vos sujets
Juristes rigoureux
Mais, aussi exceptionnels que vous êtes, vous n’êtes pas omniscients.
Vous gardez une vue d’ensemble.
Mais vous ne pouvez pas être partout.
C’est là qu’intervient le “référent”.
Le référent est un relais.
C’est votre voix dans chaque filiale, dans chaque business unit.
Ils servent autant à l’identification de nouveaux risques qu’au suivi de l’application des règles.
Leur rôle est essentiel pour la promotion d’une culture de l’éthique.
Et cette culture se construit au quotidien, au plus près des équipes.
Alors comment met-on en place un réseau de référent ?
Comment choisir les référents ?
Dans une filiale, on choisira un référent :
pour sa capacité de compréhension
pour son leadership et le fait que les équipes l’écoutent
pour son indépendance d’esprit et ses facultés d’analyse
La meilleure pratique est que le choix revienne à la filiale. C’est le dirigeant de filiale qui est le plus à même de juger de la pertinence de ce choix.
Comment former les référents ?
Techniquement, les référents doivent être à un bon niveau de connaissances techniques.
Cela couvre :
la connaissance des sanctions encourues en cas de manquement
la connaissance des typologies de risques
la connaissance des process et leur application dans la filiale
les mesures en cas de non-conformité
l’assimilation des grands principes qui régissent la conformité concernée
La connaissance des process permet leur application. En revanche, les grands principes permettent de former des référents aptes à identifier de nouvelles situations.
En établissant une formation couvrant tant le process théorique que la faculté de trouver de nouveaux problèmes, ce sont des vigies actives qui sont en place pour maximiser la sécurité juridique de l’organisation.
Sur les cas de non-conformité, c’est le lien de confiance établi entre le compliance officer et son réseau qui permet une remontée d’informations.
Une optimisation des référents ?
Avec le développement de nouvelles réglementations, il y a un risque à avoir de plus en plus de référents.
Selon la taille de la filiale, il faut alors évaluer l’intérêt de concentrer les efforts sur quelques personnes. Cette concentration permet d’éviter un effet de silos dans les organisations, et évite de mobiliser trop de personnes différentes. L’unité de la compliance est en jeu ici.
Par exemple, considérer qu’un référent RSE soit également référent Devoir de Vigilance va faciliter la transmission de sujets qui concernent ces deux problématiques.
Conclusion
Pour maximiser la sécurité juridique de l'organisation, il est important de mettre en place un réseau de référents en compliance. Les référents sont des relais qui permettent d'identifier de nouveaux risques et de promouvoir une culture de l'éthique. Ils doivent être choisis pour leur capacité de compréhension, leur leadership et leur indépendance d'esprit, et être formés sur les connaissances techniques et les grands principes de la conformité. Il est également important d'optimiser le nombre de référents pour éviter un effet de silos dans les organisations.